Cómo Funcionan los Cierres Remotos en Florida
La respuesta breve
Un cierre en Florida a menudo puede ejecutarse sin que el firmante esté físicamente presente, pero el método aceptable depende de cada transacción. La ley de Florida ofrece los mecanismos —notarización en línea, testificación electrónica, reconocimientos otorgados en el extranjero y poderes notariales cuando corresponde—, y el agente de cierre, la compañía de título y el prestamista, si lo hay, determinan si un método específico puede usarse para un documento determinado, conforme a los requisitos de ese expediente.
Esta página cubre únicamente la mecánica de ejecución. El proceso más amplio de venta se explica en cómo vender una propiedad en Miami de forma remota.
Quiénes participan y qué hace cada uno
- Vendedor y comprador — los firmantes, o un representante debidamente autorizado que actúe dentro del alcance de un poder otorgado.
- Profesional de cierre o de título — coordina el título, los documentos, las cifras, los fondos y el registro, y fija muchos de los requisitos prácticos.
- Prestamista, cuando hay financiamiento — puede imponer sus propios requisitos de firma, testificación y desembolso, independientes del estatuto.
- Notario y testigos — realizan el acto notarial y satisfacen los requisitos de testificación para los instrumentos que los necesiten.
- Abogado, cuando se contrata — asesora sobre el efecto legal y la redacción de documentos; si se contrata uno depende de la transacción y de la preferencia de cada parte.
Notarización en línea conforme al §117.265
El §117.265 de los Estatutos de Florida permite que un notario en línea físicamente ubicado en Florida realice una notarización en línea mediante tecnología segura de audio y video, aun cuando el firmante o los testigos estén en otro lugar. El estatuto regula cómo comparece el firmante ante el notario, cómo se verifica la identidad y cómo se graba la sesión.
Que la ley lo permita no significa que esté disponible en todos los casos. Un prestamista, una compañía de título o una plataforma pueden imponer condiciones propias, y un mismo tipo de documento puede tratarse de forma distinta de un expediente a otro.
Verificación de identidad
El estatuto prevé más de una vía para confirmar quién firma: el conocimiento personal del firmante, o una identificación emitida por el gobierno combinada con análisis de la credencial y verificación de identidad según describe la norma. La autenticación basada en conocimiento es uno de los mecanismos que pueden usarse dentro de ese marco, no un requisito universal, y existen disposiciones adicionales de identidad para ciertos firmantes ubicados fuera de Estados Unidos.
Testificación de una escritura conforme al §689.01
El §689.01 de los Estatutos de Florida generalmente exige que una transferencia de un interés en un inmueble de Florida se firme en presencia de dos testigos, y prevé que ese requisito puede satisfacerse electrónicamente mediante tecnología de audio y video según describe el estatuto. La testificación es un requisito distinto de la notarización, y ambos deben cumplirse cuando ambos aplican.
Reconocimientos otorgados fuera de Estados Unidos
El §695.03 de los Estatutos de Florida reconoce los reconocimientos o pruebas de instrumentos que afectan un inmueble de Florida otorgados fuera de Estados Unidos ante determinados notarios extranjeros o notarios de derecho civil, o ante funcionarios diplomáticos o consulares estadounidenses. Es una vía alterna legítima cuando la notarización en línea no es práctica, y no equivale a una regla de que siempre se requiera apostilla. Que un instrumento firmado en el extranjero sea aceptado para el cierre y el registro se confirma con los profesionales de cierre y de título antes de firmar.
El poder notarial como alternativa posible
Un poder notarial puede permitir que otra persona ejecute documentos en nombre de una de las partes. No está disponible de forma automática: la validez del instrumento, su alcance, cómo y dónde se otorgó, y su aceptación por la compañía de título, el prestamista y el agente de cierre deben establecerse por adelantado, y la redacción del documento es en sí misma trabajo legal.
Cómo clasificar los documentos
En lugar de asumir una lista fija, es más exacto clasificar cada paquete de cierre por categorías y preguntarle al agente de cierre en cuál encaja cada documento:
- documentos que pueden requerir notarización;
- documentos que pueden requerir testificación;
- documentos que pueden ejecutarse con firma electrónica;
- documentos que un prestamista, una asociación o la compañía de título pueden tratar de forma distinta al resto.
Qué documentos aparecen en un expediente depende de la propiedad, de las partes, de si hay financiamiento y de si alguna de las partes se considera persona extranjera para efectos fiscales federales.
Fondos, desembolso y seguridad en las transferencias
El profesional de liquidación maneja los fondos y el desembolso conforme a las instrucciones de cierre, y el método y los plazos aceptados varían. Las transferencias internacionales pueden involucrar bancos intermediarios, revisión de cumplimiento y horarios límite, por lo que la ruta debe planificarse con los bancos emisor y receptor antes de comprometer una fecha de cierre.
Verifique las instrucciones de transferencia por teléfono, usando un número obtenido de forma independiente al correo electrónico, y trate cualquier cambio recibido por correo como sospechoso hasta confirmarlo por voz. El Centro de Quejas de Delitos en Internet del FBI publica orientación sobre cómo reportar incidentes.
Registro y conservación de la sesión
Después de la firma, el instrumento se presenta para su registro en el condado donde se ubica la propiedad. Por separado, conforme al §117.245 de los Estatutos de Florida, el diario electrónico del notario en línea y la grabación de audio y video de la sesión se conservan por al menos 10 años. Cuándo se considera completa una transacción depende del contrato y de las instrucciones de cierre, no de un único paso.
Lo que la ejecución remota no cambia
El método de firma cambia la logística, no las obligaciones. Los términos y plazos del contrato, las condiciones de título, los requisitos del prestamista, las responsabilidades de inspección y debida diligencia, y el tratamiento fiscal federal se aplican de la misma manera. Cuando un vendedor se clasifica como persona extranjera para efectos fiscales federales, la retención FIRPTA es un proceso aparte en el que el comprador es el agente de retención según la ley, con los detalles explicados en la guía sobre la retención FIRPTA para vendedores extranjeros. La orientación legal para un propietario extranjero que vende en Florida se explica en si los extranjeros pueden vender propiedad en Florida.
Nada de lo aquí expuesto constituye asesoría legal. Los requisitos de un cierre específico deben confirmarse con los profesionales de título, cierre, financiamiento y legales que intervienen en esa transacción. Javier G. Ramirez coordina con esos profesionales para clientes internacionales.